Как обеспечить обмен документами между разными предприятиями одной организации, когда они находятся не только в разных городах и разных странах? Как сделать этот документооборот надежным и объединить в одном рабочем пространстве не только сотрудников компании, но и ее клиентов? Решение специалистов компании «Тюмбит-АСУ» дает ответы на все эти вопросы.

Фабрика товаров для здорового сна Askona – лидер индустрии в России, крупнейшая фабрика по производству анатомических матрасов в Восточной Европе. Askona входит в состав шведского концерна Hilding Anders Group – лидирующего производителя кроватей и матрасов в Европе и Азии. Концерн Hilding Anders присутствует на 27 Европейских и 13 азиатских рынках. Сегодня ассортимент матрасов превышает 800 различных моделей. Более 700 магазинов по всей России и в странах СНГ, принадлежащих фирменной розничной сети Askona.

Задачи проекта компании «Тюмбит-АСУ»

  1. Организация межкорпоративного документооборота юридически значимыми электронными документами (договоры, накладные, акты, счет-фактуры) между предприятиями холдинга — внутрихолдинговый документооборот.
  2. Организация межкорпоративного документооборота юридически значимыми электронными документами (договоры, накладные, акты, счет-фактуры) с внешними контрагентами.

Реализация проекта: с мая 2017 по январь 2018 года.

Решение проектных задач позволило:

  1. Автоматизировать процесс приема и передачи юридически значимых документов (договоры, накладные, акты, счет-фактуры).
  2. Исключить двойной ввод данных.
  3. Предоставить сотрудникам компаний единый интерфейс для работы с документами в рамках внутренних и внешних процессов.

 В рамках проекта реализован обмен как формализованными документами (УПД, ДПРР\ДПТ, счета-фактуры), так и неформализованными (МХ-1, МХ-3).

Выгрузка файлов и их подписание производится в учетной системе («Галактика ERP» или 1С), есть возможность выгрузки как отдельных документов, так и произвольными пакетами (например, документы за смену).

По файлам выгрузки создаются карточки документов в СЭД Directum (модуль «Фин. Архив)» для последующей отправки в сервис обмена юридически-значимыми документами (Synerdocs или Диадок), далее автоматически создаются Исходящие документы в Личном кабинете сервиса у отправителя и аналогичные документы в Личном кабинете сервиса со стороны получателя (входящие документы).

Далее по той же схеме документы с подписью (ЭЦП) выгружает получатель, в СЭД Directum данные документы «встречаются» и подписываются, информация по этом уходит в учетную систему («Галактика ERP» или 1С) и в сервис обмена (Synerdocs или Диадок).

Подписанные документы сервиса можно сразу просмотреть из учетной системы.

Преимущества внедрения юридически-значимого электронного документооборота в холдинге

  1. Объем автоматически подписываемых документов в день около пяти тысяч, планируемый объем – десять тысяч в день.
  2. Сокращение издержек на обмен юридически значимыми электронными документами за счет исключения печати документов и более дешевой отправки документов.
  3. Значительное сокращение времени доставки юридически значимых электронных документов. Срок доставки документов составляет минуты в отличие от бумажных документов, когда они могли ходить по почте неделями и месяцами.
  4. Исключение возможности потери документов при обмене, не надо контролировать их получение, как при обмене обычными бумажными документами с подписями и «синими печатями».
  5. Существенное снижение количества ошибок в документах и быстрый процесс корректировки ошибочных документов.
  6. Высокая скорость подготовки налоговой отчетности и обеспечение учета налоговых вычетов в необходимый период. Оперативное предоставление документов по требованиям налоговых органов.
  7. Возможности ускорения бизнес-процессов, завязанных на межкорпоративный документооборот, и ускорения оборота денежных средств.

Заинтересовало решение специалистов «Тюмбит-АСУ»? Возникли вопросы? Задайте их специалистам: Тюмень, ул. Мельникайте 101/9. Телефон: (3452) 68-96-89 доб.1712, 1711.